Unser internes Meldesystem steht Ihnen zur Verfügung, um Meldungen sicher und auf Wunsch anonym einzureichen.

Vertraulichkeit – Ihre Identität und die von Ihnen bereitgestellten Informationen werden streng vertraulich behandelt. Nur autorisierte Mitarbeiter, die für die Bearbeitung von Meldungen zuständig sind, haben Zugriff darauf.

Transparenz – Der Beschwerdeprozess und die möglichen Ergebnisse der Beschwerde werden klar erläutert, und die Beteiligten werden über den Fortschritt der Beschwerde und die Gründe für etwaige Entscheidungen auf dem Laufenden gehalten.

Effizienz – Der Beschwerdeprozess sollte ohne Verzögerung durchgeführt werden. Mit der Zeit können Informationen, die für die Beschwerde relevant sind, an Qualität verlieren oder verloren gehen, was sich auf die Fairness des Prozesses auswirkt. Darüber hinaus sind wir uns bewusst, dass ungelöste Beschwerden negative und anhaltende Auswirkungen auf das Arbeitsumfeld haben können.

Anonymität – Sie können Ihre Meldung anonym einreichen. Wenn Sie Ihren Namen angeben, können wir Sie direkter kontaktieren, Ihre Identität bleibt jedoch geschützt. Sie können einen anonymen E-Mail-Dienst wie Proton verwenden, um E-Mails an unsere zuständigen Kollegen Dr. Friedrich Jacobi, Philipp Reiter oder Carina Lehne de Lopez zu senden.

E-Mail-Aliasse halten deine echte E-Mail-Adresse geheim | Proton

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Tracking – Wenn du deine E-Mail-Adresse nicht hinterlassen möchtest, kannst du uns anrufen und den von dir angegebenen NAMEN nennen (dies muss nicht dein richtiger Name sein).

Keine Vergeltungsmaßnahmen: Das HinSchG schützt Hinweisgeber umfassend vor Nachteilen oder Vergeltungsmaßnahmen aufgrund einer Meldung. Jegliche Form von Repressalien wird bei eye square nicht toleriert.

Sie können eine Vielzahl von Beobachtungen oder begründeten Verdachtsmomenten im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit für oder mit eye square melden. Dazu gehören beispielsweise:

• Verstöße gegen das Strafrecht (z. B. Betrug, Korruption, Diebstahl)
• Verwaltungsdelikte, wenn die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Körper, Gesundheit oder den Rechten von Mitarbeitern dient
• Geschlechterfragen, Ethik, Diversität, Ungleichbehandlung, Mobbing, Belästigung, Diskriminierung
• Physisches oder nicht-physisches Fehlverhalten
• Verstöße gegen Umwelt- oder Sicherheitsvorschriften, Bedenken hinsichtlich der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
• Unethisches Verhalten, Interessenkonflikte
• Finanzielle Manipulation oder Betrug
• Datenmanipulation, Hacking oder P-Hacking (Data Dredging)
• Bedenken hinsichtlich des Arbeitsumfelds oder der Beziehungen am Arbeitsplatz
• Organisatorische Veränderungen
• Verstöße gegen Arbeitsbedingungen

Ihre Beschwerde, Idee, Bemerkung oder sonstige Mitteilung wird an die Geschäftsleitung und unseren Datenschutzbeauftragten Thomas Barbaro weitergeleitet, damit sie geprüft wird und selbstverständlich sichergestellt ist, dass keine Vergeltungsmaßnahmen gegen den Hinweisgeber ergriffen werden.

Falls die von Ihnen übermittelte Nachricht einen Vorfall oder eine Datenverletzung betrifft, kontaktieren Sie uns bitte unter dataprotection@eye-square.com

Empfangsbestätigung: Sie erhalten innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung.

Prüfung und Bearbeitung: Ihre Meldung wird sorgfältig und unparteiisch geprüft. Die zuständigen Personen leiten die erforderlichen internen Untersuchungen ein oder ergreifen Folgemaßnahmen. 

Feedback: Spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung informieren wir Sie über die geplanten und bereits umgesetzten Folgemaßnahmen und die Gründe dafür.

Transparenz: Der Meldeprozess und mögliche Ergebnisse werden klar kommuniziert. Die Beteiligten werden über den Fortschritt und die Gründe für Entscheidungen informiert, soweit dies ohne Gefährdung der Untersuchung und unter Wahrung der Vertraulichkeit möglich ist. 

Effizienz: Meldungen werden unverzüglich bearbeitet, da wir uns bewusst sind, dass ungelöste Probleme negative Auswirkungen haben können.

Es steht Ihnen frei, sich direkt an externe Meldestellen zu wenden, beispielsweise an die externe Meldestelle der Bundesregierung beim Bundesamt für Justiz. Wir empfehlen Ihnen jedoch, zunächst unseren internen Meldeweg zu nutzen, wenn die Verletzung intern wirksam behoben werden kann und Sie keine Vergeltungsmaßnahmen befürchten müssen.

Für besonders sensible Fälle oder wenn Sie weitere vertrauliche und rechtlich objektive Beratung wünschen, steht Ihnen Dr. Friedrich Jacobi als vertraulicher Ansprechpartner zur Verfügung. Er kann als eine Art Ombudsmann fungieren und Ihnen weitere Vertraulichkeit sowie detailliertere rechtliche und objektive Beratung bieten.

Die Offenlegung gegenüber der Öffentlichkeit ist nur unter strengen gesetzlichen Voraussetzungen zulässig, z. B. wenn eine Meldung an eine externe Stelle zuvor erfolglos geblieben ist oder wenn eine unmittelbare Gefahr für die Öffentlichkeit besteht.